Eigenlijk heb je als dagvoorzitter een rare rol. Je werkt niet bij de organisatie die de dag organiseert, je hebt in het professioneelste geval geen inhoudelijke bijdrage, nee, zelfs het programma is al bedacht voordat je om de hoek komt kijken. Alleen dat laatste is niet zo handig. Want als je één ding wél vertegenwoordigt als dagvoorzitter, is dat het publiek. En daarvoor zijn andere dingen nodig dan een organisatie soms denkt.
Gereserveerd
Drie weken geleden vertelde ik over basismoderatie. Door meteen aan het begin van een bijeenkomst veel het woord aan het publiek te geven, krijg je een zaal die vol betrokkenheid meedoet met de dag. Het liefst zet je dat tussendoor zoveel mogelijk in. Ik heb dit nu een paar keer toegepast, en ik moet zeggen: het werkt heerlijk! Het lijkt net een dieseltrein, zo’n publiek. In het begin is de reactie nog wat gereserveerd, maar halverwege de dag hoef je maar een paar vragen te stellen om een lekker gesprek op gang te brengen. Zelfs onderbroken sprekers lijken dit graag te willen. Ergens ook wel logisch: want wie wil nou niet vragen die echt leven onder de toehoorders beantwoorden?! Je moet daarvoor alleen wel de tijd hebben. En daar ontstaat een probleem.
Politieagent
Want maar al te vaak wordt je als moderator pas ingevlogen als het programma al ver in de stijgers staat en de eindtijd van een bijeenkomst al met de buitenwereld gecommuniceerd is. En wat blijkt dan: de bijeenkomst is een snelkookpan zonder veel tijd voor collectieve reflectie. De ene presentatie volgt op de ander en als een politieagent loopt de presentator constant de sprekers op te jagen. ‘Het is geen werkbijeenkomst’, kreeg ik laatst te horen. Dat kan wel zo zijn, je hebt mensen uit allerlei verschillende hoeken met allemaal kennis in de zaal, en het is zonde om dat niet te gebruiken. Een halfuurtje extra kan daarbij al wonderen doen. Misschien dat je hier en daar tijd overhoudt, prima, dan laat je de lunch of de borrel iets eerder beginnen.
Kraakhelder
Het gaat erom dat je de gelegenheid creëert om in het moment zelf te spelen met de situatie. Om even een stilte te laten vallen, het publiek even te laten nadenken, of om juist een debat dat spontaan ontstaat helemaal uit te kunnen spelen. In het dagelijkse werk is daar doorgaans maar weinig tijd voor, des te belangrijker dat die ruimte er wel is tijdens een congres. Als dagvoorzitter bewaak ik daarom ook graag zelf de tijd. Bij het ene onderdeel loop ik wat in omdat de spreker een kraakhelder verhaal heeft dat verder geen vragen meer oproept, en bij het andere onderdeel loop ik expres uit om tóch nog dat ene dilemma met het publiek te bespreken. Het ultiem benutten van die ruimte, dat is waarom je een dagvoorzitter inhuurt.
Een week later
Dus mocht je een bijeenkomst organiseren, ga dan allereerst na wie je dagvoorzitter wordt. Vraag diegene niet pas mee te kijken als het programma eigenlijk al rond is, maar stuur eens een conceptversie door. Zo kan de presentator van dienst zien of diegene met jouw programma uit de voeten kan, of dat je beter op de uitnodiging de eindtijd op een halfuur later kan zetten. Durf sowieso veel tijd in te bouwen in je programma: als je denkt nét te veel tijd te hebben, zit je in de praktijk waarschijnlijk precies goed. Door vroeg in het proces met de moderator samen te werken aan je bijeenkomst, krijg je niet alleen een inhoudelijk interessant congres, maar ook een congres waar het publiek het een week later nog over zal hebben.
