Iedereen kent het: van die dagen waarop alles lijkt tegen te werken. In plaats van bij de pakken neer te zitten, kun je als dagvoorzitter alleen maar vooruit. Een blog over een vertraagde trein en niet-geleverde strandballen.
Iedereen heeft van die dagen waarop niets vanzelf lijkt te gaan. Het werk van een dagvoorzitter is daarop geen uitzondering. Laatst presenteerde ik een middag over inclusief onderwijs. Bij binnenkomst op de locatie viel het me al gelijk op dat de zaal verkeerd ingedeeld was. Ze hadden twee keer vijftig stoelen neergezet in twee verschillende ruimtes in plaats van honderd stoelen in één ruimte. Ik was toevallig eerder aanwezig dan de opdrachtgever en besloot na een belletje met haar meteen te handelen. Het zou nogal suf zijn als er nog geschoven werd als het publiek zou binnenstromen. Ik stelde de technici ter plaatse op de hoogte van het slechte nieuws, zodat ze op tijd de boel recht konden trekken. Maar dit was niet de eerste tegenslag die ik samen met de opdrachtgever te verwerken had.
Plan B
Zo hadden de opdrachtgever en ik bedacht dat we geheel in lijn met de zomerse temperaturen elke deelnemer een strandbal zouden geven waarmee ze allerlei dingen zouden doen. De dag voor het evenement kreeg ik alleen een mailtje doorgestuurd dat die ballen te laat bezorgd zouden worden. Weg gimmick, start brainstorm voor alternatieven. Gelukkig kwam ik in samenwerking met de opdrachtgever tot mooie alternatieven, waardoor ik rustig kon slapen. De ochtend erop kreeg ik het volgende slechte nieuws binnen, waar ik al voor vreesde: de trein van de internationale spreker had fikse vertraging, waardoor hij te laat aan zou komen. De opdrachtgever zorgde ervoor dat hij van Schiphol opgehaald zou worden. De spreker die na hem zou spreken was zoals afgesproken precies op tijd aanwezig, waardoor ik plan B kon uitvoeren en hun volgorde kon omdraaien.
Vijf minuten vertraging
So far, so good, we kunnen eindelijk beginnen. Ik loop vlak voor aanvang wat rond en ik check nog wat laatste dingen. Maar dan is vijf minuten voor showtime de technicus in geen velden of wegen te bekennen. Hoe is het mogelijk! Ik op zoek, bleek die beneden heel ergens anders te surveilleren. Ogenschijnlijk relaxt kwam hij naar boven. Vervolgens stelde hij heel andere prioriteiten. Hij moest per se eerst de spreker zenderen voordat hij mijn microfoon open schoof zodat ik alvast met de introductie kon beginnen. Vanbinnen vrat ik mezelf op, starten met vijf minuten vertraging voelt als een 1-0 achterstand. Achteraf was het geen ramp, ik bleek voor de introductie strikt genomen minder tijd nodig te hebben dan we ervoor begroot hadden.
Stralende opdrachtgever
Dit alles geeft maar aan dat je als dagvoorzitter heel alert moet zijn en moet kunnen improviseren. De bagage van de workshops die ik bij Dagvoorzitter.nl heb gevolgd, maken daarnaast dat ik er niet zo snel meer wakker van lig als er onverhoopt een spreker uitvalt; je kunt de zaal met elkaar laten praten en dan komt er altijd wel iets zinnigs uit. Mijn jarenlange podiumervaring geeft me de flexibiliteit om de seconde nadat ik in conflict ben met de technicus de bijeenkomst kan openen alsof er geen vuiltje aan de lucht is. De bijeenkomst zelf was uiteindelijk een groot succes. Na afloop kreeg ik van de stralende opdrachtgever een mooi compliment: “Je hebt beloofd en je hebt geleverd”. Met een grote glimlach ging ik naar huis. Ik kan het gewoon!
